Piensa, luego actúa

Por Susana Domínguez, Jefa de proyectos en Nóvalo.

¡Hola a todos! Ha llegado mi turno de aportar mi granito de arena a este blog. Después de pensar durante varios días en un tema sobre el que escribir me he decidido a proponer unas pautas generales para destacar profesionalmente como gestor de proyectos o como traductor autónomo. Sé que es un tema bastante “trillado” en muchos blogs de traducción; sin embargo, es uno de los temas más importantes y, por supuesto, una de las cosas que más influye en nuestro trabajo diario en Nóvalo.

En primer lugar hablaré del gestor de proyectos. Es una de las piezas claves en nuestro sector ya que debe coordinar todo el esfuerzo que conlleva la entrega de un proyecto de traducción con la máxima calidad final. Entre sus tareas se engloban la recepción del proyecto, comprobación del material, organización del proyecto, búsqueda y asignación de recursos, creación de órdenes de pedido, planificación de plazos de entrega, gestión de consultas y control de calidad, control de costes y rentabilidad, actuar como enlace entre el cliente y el autónomo, solución de problemas, entre otras.

Por lo tanto, el gestor de proyectos o PM tiene un papel primordial ya que es el responsable final del éxito o fracaso de un proyecto. Todos sabemos que en este trabajo hay que hacer muchas veces malabares para encajar las tareas y resolver las complicaciones y, por ello, mi regla de oro es pararme primero a pensar y después reaccionar; de ahí el título de esta entrada que es aplicable tanto a gestores de proyectos como a autónomos del mundo de la traducción.

Desde mi punto de vista, para ser un buen gestor de proyectos cabría resaltar los siguientes puntos:

1. Responder con rapidez a todos los correos electrónicos

Es muy importante responder a cada uno de los correos electrónicos tanto de los clientes como de los autónomos con los que trabajas. Muchas veces es suficiente con un “Recibido, gracias” o “Confirmado. No hay ningún problema”; pero es importante hacerlo para demostrar que estás implicado en el proyecto y, por supuesto, para confirmar que has recibido cualquier instrucción, respuesta, material, etc. y que la otra parte se quede tranquila.

2. Descargar, organizar y comprobar todo el material

A la hora de recibir un proyecto es importante comprobar que tienes todo el material y si falta algo pedirlo inmediatamente para no provocar retrasos posteriores. Igualmente si alguna instrucción no está clara, se debe solicitar aclaración lo antes posible.

3. Buscar los recursos adecuados

Una vez que se tiene todo el material hay que buscar los recursos adecuados y planificar los plazos de entrega. Esto es muchas veces una tarea complicada porque como todos sabemos siempre vamos a contrarreloj, la disponibilidad de los recursos es limitada y los plazos son ajustados. Aquí es donde muchas veces el gestor de proyectos debe “hacer malabares” para encajar las tareas. Además, a esto hay que sumarle una cuestión fundamental: el control de la rentabilidad del proyecto, que quizás se trate en una publicación posterior.

4. Lanzamiento del proyecto

Una vez confirmados los recursos es importante lanzar el proyecto de la forma más clara posible y facilitar toda la información disponible a los traductores o revisores para hacerles su trabajo más fácil. Para ello resulta esencial haber analizado antes el encargo y el material, además de haber resuelto ya posibles dudas o problemas iniciales. Es muy útil disponer de plantillas de correo para el lanzamiento de proyectos ya que suponen un ahorro de tiempo. Igualmente si hay mucho material siempre es mejor subirlo de una forma organizada a un FTP para no saturar el correo de un traductor.

5. Estar pendiente del proyecto, gestionar dudas, solucionar problemas

El PM siempre debe estar preocupado por sus proyectos y reaccionar rápidamente ante cualquier complicación aunque tenga que interrumpir lo que está haciendo. Además debe gestionar las dudas que puedan enviar los recursos; esto incluye su lectura para intentar resolver alguna si es posible y su posterior filtrado para el envío al cliente. El cliente agradecerá que se envíen las dudas de forma progresiva y no todas con la entrega del proyecto.

6. Control de calidad

El PM debe realizar un control de calidad final del proyecto para comprobar que se han seguido las instrucciones, se han resulto las dudas, no hay errores en la traducción, etc. En este paso son muy útiles las herramientas de control de calidad que se mencionaban en una de las entradas anteriores de nuestro blog.

7. Cumplir la fecha de entrega, satisfacer al cliente

Lo más importante es cumplir la fecha de entrega acordada y que el cliente esté satisfecho con el resultado. Por supuesto, muchas veces pueden surgir problemas y se puede intentar solicitar un retraso razonable. Igualmente el cliente agradecerá que se ofrezcan buenas soluciones o sugerencias ante posibles problemas.

 

En nuestro trabajo diario, los gestores de proyectos trabajamos estrechamente con nuestros colaboradores. Gracias a ellos podemos abarcar una gran cantidad de proyectos diarios. Por esta razón, también me gustaría exponer brevemente en esta entrada las actitudes clave que deben sobresalir en un autónomo para que tengamos plena confianza en él y sea prioritario a la hora de buscar recursos. Entre las actitudes más importantes destacaría las siguientes:

1. Responder con rapidez a los correos electrónicos

Los recursos deben responder con rapidez ante una solicitud de disponibilidad (tanto si es para aceptar o rechazar el encargo), el lanzamiento de un proyecto o cualquier correo con instrucciones, dudas, material adicional, etc. durante el transcurso de un proyecto determinado. Los gestores de proyectos estarán encantados si los recursos demuestran esta actitud tan profesional.

2. Descargar y comprobar el material

A la hora de recibir un proyecto es esencial que los autónomos descarguen y comprueben lo antes posible que tienen todo el material necesario y que comprenden las instrucciones del proyecto. Aunque no se vaya a empezar el proyecto de inmediato, es muy útil sacar un pequeño hueco para echarle un vistazo al material y resolver posibles dudas iniciales.

3. Solucionar problemas y enviar dudas

Es de agradecer que los autónomos intenten solucionar los problemas por sí mismos e informen de las decisiones adoptadas. Eso sí, si alguna decisión es algo arriesgada es mejor solicitar confirmación con antelación. Las dudas se deben enviar de forma escalonada (no todas al final del proyecto o con la entrega, especialmente si el proyecto es largo). También es importante redactarlas de una forma clara. No se debe tener miedo a preguntar, no por ello se es menos profesional.

4. Informar de cualquier imprevisto/proponer soluciones

Si surge cualquier imprevisto durante el transcurso de un proyecto se debe avisar lo antes posible y por cualquier medio para que el PM tenga cierto margen para reaccionar. También se valorará cualquier solución propuesta.

5. Cumplir la fecha de entrega

Este es uno de los puntos clave. Es esencial no retrasarse en una entrega y en caso de que ocurra se debe informar lo antes posible. Aunque sea un retraso mínimo de 20 minutos siempre es mejor avisar al PM.

6. Máxima calidad

Por supuesto los puntos anteriores no tendrían sentido si el proyecto no se entrega con la máxima calidad final.

7. Otros elementos valorables

También se pueden destacar otros elementos como por ejemplo no cambiar el asunto de los correos, informar de vacaciones, informar de disponibilidad, avisar de una baja médica, notificar el estado de un proyecto largo durante su transcurso, no enviar correos electrónicos con archivos adjuntos muy grandes, escribir correos claros y concisos, llamar por teléfono si es algo urgente, sacar un hueco para ayudar con algún proyecto conflictivo, adaptar las tarifas en casos determinados, etc.

Finalmente, me gustaría dar las gracias a todos aquellos que han dedicado unos minutos a leer esta entrada. He intentado resumir brevemente lo que en mi opinión son los puntos más destacables para ser un gran profesional en este sector. Aunque supongo que la mayoría son cosas obvias, espero que os hayan resultado útiles y que os animéis a añadir algún factor que creáis conveniente. ¡Hasta pronto!