Emisión de facturas

Por Lorena Lara, Directora de Administración.

Al principio pensé que mi rinconcito en este blog no iba a ser muy interesante para la gran mayoría del público que nos lee, pero tras pensar un poco llegué a la conclusión de que nada más lejos de la realidad. La emisión de facturas puede ser algo muy útil para muchas personas que desconocen este campo.

Veréis, a pesar de que muchos se resisten a darse cuenta, en cualquier tipo de trabajo, cualquier trabajador profesional o empresa que desarrolle una actividad laboral activa tiene que tener una estrecha relación con la Administración, y ahí es donde yo voy a intentar aportaros  algunas bases, ideas, trucos o consejos para poder haceros esta parte del trabajo, que en general gusta tan poco a todos, un poco más amena, o al menos más comprensible.

Una vez que comprendí lo que puedo aportaros en este blog se me presentaron de golpe una cantidad enorme de temas que poder tocar: facturación, impuestos,  gestión interna o externa, certificados digitales, gestiones online, y, por supuesto, todo aquello sobre lo que podáis tener dudas.

Por ello he pensado aprovechar mi primera aportación en el blog de nuestra empresa de traducción para hablaros de, para mí, el tema básico de la administración, la emisión de facturas.

Muchos de vosotros tenéis todos los temas administrativos centralizados en un gestor externo, pero la mayoría elaboráis vuestras propias facturas, y en general de forma correcta; no obstante, a lo largo de mi experiencia profesional he encontrado en ocasiones a grandes profesionales en su sector que no tenían ni idea de cómo realizar una factura por sus servicios.

Voy a dividiros estas explicaciones en varios apartados. En primer lugar os comentaré los campos obligatorios que deben aparecer en las facturas. En segundo lugar tocaré un poco el tema del diseño de una factura. Y en tercer lugar os daré algunas recomendaciones totalmente personales tras mi experiencia.

1. Campos obligatorios.         

Toda factura, para que sea reconocida legalmente como tal, debe tener claramente definidos una serie de campos indispensables:

1. Datos del emisor de la factura: Nombre completo, dirección fiscal reconocida, y NIF/CIF. Además podéis completar estos datos con el número de teléfono o la dirección de email, aunque no son obligatorios.

2. Datos del cliente o receptor de la factura: Nombre completo, dirección fiscal y NIF/CIF.

3. Número de factura

4. Fecha de emisión de factura

5. Concepto de la factura: Detalle de los productos o servicios prestados por los que se emite la factura. En este caso la descripción del servicio suele ser definida por el proveedor, aunque existen ocasiones, sobre todo en el caso del sector de la traducción profesional, donde el cliente especifica ciertos campos que son obligatorios definir en estos conceptos (número de pedido, recuentos, etc.).

6. Base imponible: Esta es la cantidad bruta, es decir, antes de impuestos, por la que se facturan los servicios prestados.

7. Impuestos correspondientes: En España, básicamente podemos encontrarnos con dos tipos de impuestos:

I.V.A.: Todos conocemos este impuesto. En la actualidad, aunque no sabemos hasta cuándo, el porcentaje de este impuesto está en el 21% del importe de la base imponible. Así, en la factura deberá indicarse de forma independiente tanto el porcentaje aplicado como la cuota correspondiente.

I.R.P.F.: No es obligatorio su detalle en la factura. Sin embargo, son retenciones que el cliente debe pagar en nombre del profesional a la Hacienda Pública, así que para evitar errores es altamente recomendable especificarlas en la factura. En la actualidad este impuesto se encuentra también en el 21%, salvo en los casos de nuevos profesionales que durante un periodo limitado de tiempo pueden ver este impuesto reducido a un 9%.

8. Total de la factura: Esta cantidad será el importe NETO de la factura, es decir, el líquido que el profesional va a percibir. Será el resultado de sumar la base imponible, más el I.V.A. menos el I.R.P.F.

Total Factura = BI + I.V.A. – I.R.P.F.

2. Diseño de facturas

Evidentemente, el diseño de la factura es totalmente libre, no existen unas pautas concretas que se deban seguir. Se pueden realizar en Excel, en Word o en cualquier otro programa que resulte cómodo. Da igual que seas un agencia de traducción en Málaga o un abogado en Albacete.

Podéis elaborar fácilmente una plantilla básica de facturas. Basta con conocer de forma superficial cualquiera de estos programas, pero si tenéis un conocimiento algo más avanzado, podéis insertar algún tipo de logo o hacer algo un poco más elaborado. Incluso podéis encontrar miles de platillas gratuitas navegando un poco por la web.

Eso sí, me gustaría hacer hincapié en una cosa. Aunque una factura os parezca una cosa banal, bajo mi punto de vista, una factura es una forma más que tenemos de “vendernos” a nuestro cliente.  Y aunque pueda pareceros una tontería, la persona que tratará esta factura (yo, por ejemplo) es a veces el único medio que tiene de conoceros, y el cliente se podrá crear una impresión, tal vez equivocada, de vosotros.

Os pongo un ejemplo, ¿pensaríais lo mismo de estas dos personas si lo único que conocéis de ella es esta factura? ¿A quién creeis que confiaríais un trabajo en primera instancia?

Desde el punto de vista legal, las dos facturas son correctas, tienen los campos obligatorios, pero la impresión que ofrece cada una de ellas es totalmente distinta, al menos bajo mi punto de vista. Quizás se trate de “deformación” profesional.

Creedme si os digo que en este mundo actual  es muy importante venderse bien en todos los aspectos, aunque este tema da para otra entrada de blog.

3. Recomendaciones

En último lugar, voy a compartir con vosotros algunas recomendaciones totalmente subjetivas desde mi posición para la elaboración de las facturas.

1) Creo que es bastante importante que las facturas que enviéis por email vayan en formato PDF y, si es protegido, mejor. Intentad no enviar archivos Excel o un Word, ya que son fácilmente manipulables.

2) Tened la previsión de enviar las facturas para que al imprimirlas salgan en una sola página si  es posible. A veces me encuentro con facturas enviadas en Word o Excel y al imprimirlas salen en dos folios, pero además descuadradas, y esto es un inconveniente. Este problema se soluciona también al mandar la factura en PDF, porque ya habéis podido comprobar el resultado de la impresión.

3) Es mucho más cómodo para la persona que gestiona la factura que ésta venga en posición vertical. Simplemente es una cuestión de gestión interna. A la hora de pasar los datos al sistema, resulta más eficiente ir pasando hojas simplemente de un montón de facturas que estar dándole la vuelta a una sí y a  otra no. Además, el archivo y/o búsqueda de las mismas también se facilitaría.

4) Definid el nombre de la factura de forma ordenada y fácilmente identificable. Por ejemplo, Tu nombre_Número_Fecha.

5) En la parte del concepto (y esto es una de las condiciones que citaba antes exigidas por el cliente, en este caso por Nóvalo) debéis indicar claramente el pedido al que hace referencia el servicio facturado.

6) Aunque no sean campos obligatorios, añadid en la factura los datos de cobro, datos bancarios, cuentas Paypal, etc.

7) Si realizáis alguna modificación en estos datos, avisadlo al enviar la factura, ya que al ser datos estáticos no se revisan en cada factura.

8) Como normalmente se utilizan facturas anteriores para hacer las nuevas, por favor, aseguraos de cambiar todos los datos dinámicos (número de factura, fecha, base imponible, impuestos y total). Y aseguraos de que no rompéis ninguna fórmula al borrar algo.

Por supuesto, todo esto son simples recomendaciones y orientaciones, sobre todo vistas desde el punto de vista administrativo. Mientras vuestras facturas contengan los datos obligatorios, podéis elaborarlas y enviarlas de la forma que a vosotros os resulte más cómoda.

Muchas gracias por haber leído hasta aquí, ya que para mí esto es una nueva experiencia que me apetece mucho compartir con vosotros. Además, espero haberos ayudado en esta tarea administrativa por la que todos tenéis que pasar.

¡Nos vemos en mi próximo post!