Por Lorena Lara, Directora de Administración.
El siguiente paso en esta serie administrativa de blog es hablaros sobre ese gran desconocido para muchos, el “certificado digital”.
Quizás exagero al decir que es ese gran desconocido… Mucho o poco, todos hemos oído hablar de él, pero puedo asegurar desde mi experiencia que son pocos los que lo utilizan o le sacan el mayor provecho posible.
En este caso, creo que el certificado digital ha sido un gran avance para acelerar muchos trámites burocráticos que antes nos robaban mucho tiempo, ya que nos obligaban a ir de un lugar a otro, en horarios muy limitados para los que trabajamos y pasando por un montón de ventanillas que a veces me recordaban a aquella película que veía de pequeña y que tanta gracia me hacía, “Las doce pruebas de Astérix”.
Hoy en día, gracias al certificado digital, podemos realizar un sinfín de operaciones burocráticas y a la hora que más nos convenga, pues la oficina virtual no tiene este tipo de limitaciones.
Antes de continuar, para los que no lo conozcáis, debo explicar que el certificado digital o electrónico es un documento firmado electrónicamente por un prestador de servicios que vincula unos datos de verificación de firma a un firmante y confirma así su identidad. Es decir, es un archivo validado por un órgano competente que nos certifica como la persona que somos y nos autoriza a firmar digitalmente en un sinfín de operaciones.
Debo decir que lo más engorroso del certificado es su obtención; una vez superado este trámite, ya todo es coser y cantar.
La forma de solicitar el certificado es muy intuitiva y no reviste demasiada complicación. Para comenzar, debemos entrar en la página de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (CERES), que es la entidad que se encarga de emitir los certificados, en el apartado de certificados y, a partir de ahí, seguir los pasos que nos indican.
Después del primer paso de solicitud en la web, nos dan automáticamente un código, con el cual debemos ir a una oficina de registro para acreditar nuestra identidad. Es decir, que verifiquen una única vez que realmente somos titulares del certificado que estamos solicitando. Para esta validación únicamente deberemos acudir con el código generado en la web y nuestro DNI. Este paso es el que comentaba que puede ser un poco engorroso, pero a la vez muy necesario. Imaginaos si no acudiésemos físicamente a validar el certificado con nuestro DNI… Cualquiera podría obtenerlo en nuestro nombre.
Podemos utilizar esta web para identificar la oficina más cercana donde pueden validarnos este código.
Una vez validada nuestra identidad, volvemos a la web del CERES y solicitamos la descarga del certificado. En este paso nos pedirán el NIF y el código de solicitud ya validado, y así podremos descargar el certificado. Eso sí, toda esta operación debe realizarse en el mismo ordenador, con el mismo navegador y la misma sesión de usuario donde se comenzó el proceso,; este paso es muy importante.
Una vez descargado, el certificado se instala en el equipo y ya podemos comenzar a disfrutar de sus ventajas.
Antes de daros algunos ejemplos de su utilidad, debo comentar que es muy recomendable realizar una copia del certificado para poder instalarlo de nuevo en otro ordenador o tener una copia de seguridad por si nuestro ordenador “muere”. La copia de seguridad de un certificado digital no es tan fácil como Copiar+Pegar, pero no es complicado. Os dejo un enlace con las instrucciones.
Los certificados digitales hay que renovarlos cada tres años, aunque la renovación es mucho más simple y se realiza totalmente a través de la web, con lo que no hay que personarse físicamente en ninguna oficina. Además, suelen enviarte un correo recordatorio casi cuatro meses antes de que caduque.
Uno de los usos más comunes del certificado digital es la obtención inmediata de diversos tipos de certificados de la Administración Pública. Como ejemplo práctico, puedo citaros el tan solicitado “Certificado de contratistas o subcontratistas”. Utilizando este medio de solicitud nos ahorramos las largas esperas de envío por correo de los certificados y las subsiguientes pérdidas en el camino. En este caso, es tan sencillo como entrar en la web de Hacienda y firmarlo con el certificado digital; en cuestión de segundos tendremos el *.pdf del certificado de subcontratista en nuestro ordenador.
He citado este ejemplo por ser uno de los más comunes entre nosotros, los traductores, pero la lista de utilidades de los certificados es enorme:
– Presentación de impuestos
– Recepción y firma de notificaciones oficiales: Seguridad Social, Hacienda,…
– Certificados de Hacienda y Seguridad Social: vida laboral, certificados deudas,…
– Gestiones con el INEM: certificados, consulta de datos, sellado del desempleo,…
– Gestiones locales: empadronamientos, gestiones médicas, gestión de multas,…
Investigando un poco más para poder escribir este artículo, he descubierto que existe también (cómo no en estos tiempos) una app para Android que permite obtener el certificado digital e instalarlo en el móvil, y así poder firmar cualquier tipo de operación desde el móvil. También podréis realizar desde ahí una copia de seguridad para instalarlo en el ordenador o para cuando vayáis a cambiar de terminal. Aquí tenéis el enlace de la aplicación. Yo aún no la he probado, pero tiene muy buenos comentarios.
Cabe destacar también que el certificado puede ser anulado. Si se da la situación de que os roben el ordenador o el móvil donde lo tenéis instalado o si pensáis que alguien ha podido hacerse con vuestro certificado, sin duda lo más recomendable es anular el certificado en vigor. Tened en cuenta que cualquier persona con vuestro certificado puede realizar en vuestro nombre un sinfín de operaciones, así que mejor cubrirse antes estos casos.
Para la anulación del certificado existen tres vías:
1 – Anulación en línea, en caso de que aún estéis en posesión del certificado pero penséis que alguien puede haber tenido acceso a él o a vuestra copia de seguridad.
2 – Personalmente en una oficina de acreditación, en el caso de que os hayan robado el equipo y no estéis en posesión del certificado.
3 – Servicio de revocación telefónica.
Y hasta aquí el artículo de esta semana, ya no quiero excusas la próxima vez que os pida el “Certificado de Subcontratistas” 😉
Como resumen, os dejo el enlace de la Agencia Tributaria donde podréis encontrar respuesta a casi todas las preguntas relacionadas con este tema.