Traductores y gestores: ¡Luces, cámara, acción!

Por Cristina Plaza, Jefa de proyectos en Nóvalo.

Pregunta para los traductores: ¿Cuántas veces os habéis quejado, aunque estéis solos en vuestro despacho, de ese PM que no os ha enviado el material adecuado? O quizás, os ruega que le coléis un trabajo, no envía las últimas instrucciones o nunca responde a los correos electrónicos. ¡Malditos gestores!

Pregunta para los gestores de proyectos: ¿Y vosotros? ¿Recordáis todas las veces que habéis refunfuñado porque un traductor os ha entregado tarde, os ha cambiado el formato del archivo u os envía las consultas con la entrega del proyecto? ¡Malditos traductores!

Quien ha tenido la posibilidad de desempeñar las dos tareas, es decir, ser traductor y gestor de proyectos, sabrá mejor que nadie lo difícil que es satisfacer las necesidades de todos, traductores y clientes. El gestor de proyectos se pasa el día haciendo malabares con los proyectos que gestiona. Su tarea no solo consiste en recibir peticiones del cliente, buscar recursos y asignarlos, sino que dependiendo de las tareas que tenga encomendadas, deberá revisar, traducir encargos pequeños, gestionar consultas, controlar la ejecución del proyecto, llevar a cabo tareas administrativas, entre otras muchas cosas.

Lo mismo le puede ocurrir al traductor. Siendo autónomo, podríamos pensar que es mucho más fácil organizarse, pero puede ocurrir que un proyecto se complique más de lo que esperábamos, que nos hayamos comprometido con otros proyectos después y, por tanto, nuestra planificación se descuadre, que un cliente actualice las instrucciones cuando ya está el proyecto casi terminado, que se nos rompa el ordenador o que compaginemos la actividad de traductor con otras.

Son dos caras de una misma moneda pero con visiones muy diferentes. Si algo está claro, es que todos somos imprescindibles para que se lleve a cabo el proceso de manera adecuada. Por este motivo, para evitar el estrés y mejorar la colaboración entre todos, en este post comento algunos de los errores más comunes que como PM y traductores podemos cometer y que debemos evitar, por el bien de todos.

Errores comunes de traductores

– No responder a correos electrónicos: En ocasiones, puede ocurrir que al recibir correos electrónicos en los que se pregunta, por ejemplo, acerca de la disponibilidad de un traductor para un determinado trabajo, no respondamos porque estemos ocupados y no tengamos tiempo. En este caso, la ausencia de respuesta se entiende como una respuesta negativa. Esto suele ser bastante común en el caso de que se escriba un correo general preguntando la disponibilidad de un equipo. Como sabemos, este método no es el más adecuado y hay que intentar evitarlo, pero a veces por la urgencia del proyecto no queda más que esa opción y el teléfono. Por ello, y debido a la inmediatez de nuestro trabajo, se agradece que respondamos con un simple “No estoy disponible”, ya que de esta forma el jefe de proyectos se puede hacer una idea de la disponibilidad del equipo. Todo esto se aplica a mensajes en los que se requiera alguna confirmación.

– Preguntar cada paso que damos con una herramienta de traducción asistida: Es cierto que los traductores somos de letras y los ordenadores no han sido tradicionalmente de nuestro agrado. Sin embargo, llega el día en el que empezamos a dedicarnos profesionalmente a la traducción y todo cambia. Aunque al principio lleve su tiempo acostumbrarse a las herramientas, hay que intentar evitar las continuas preguntas al jefe de proyectos sobre su funcionamiento. Todas cuentan con una ayuda en línea y existen múltiples tutoriales en Internet. Por eso, siempre tenemos que intentar solucionar cuestiones sencillas por nuestra cuenta. El PM agradecerá la eficacia en ese aspecto.

– Exceso de notas de entrega y consultas: Algo similar al tema de las herramientas ocurre con las consultas y notas de entrega. El traductor debe tomar decisiones y para ello debe documentarse correctamente. A la hora de entregar, se debe evitar justificar cada una de las decisiones que hayamos tomado, a menos que sean importantes y creamos que el gestor de proyecto deba saberlo. Tampoco debemos dejar dudas abiertas para que el revisor tome la decisión final. Evita las consultas del tipo “Term not found. Please confirm translation”.

– Retrasarse en la entrega: Y como todos sabemos, el tiempo es oro. Si por algún motivo, vemos que nuestra entrega se retrasa, avisa con tiempo al PM. A veces tienen flexibilidad, pero otras muchas no es así, por lo que no podemos dar por hecho que contamos con unas horas más de margen.

Errores comunes de gestores de proyectos

– Rentabilidad en detrimento de la calidad: La relación entre las tarifas y la calidad puede ser un tema bastante controvertido. El gestor de proyectos debe valorar la ratio coste/beneficio teniendo en cuenta en todo momento las tareas que se deben llevar a cabo para conseguir un producto final de calidad. A veces es el propio cliente el que limita el presupuesto y, por tanto, es difícil alcanzar la calidad que esperamos si, por ejemplo, no están dispuestos a pagar la revisión del 100%. No obstante, si el presupuesto es el adecuado, no debemos omitir fases o tareas necesarias para alcanzar la calidad final que el cliente exige. Busca siempre otras formas de rentabilizar un proyecto.

– No leer las instrucciones del proyecto: Muchos de los proyectos que recibimos tienen instrucciones complejas que van más allá de la traducción y revisión del texto (uso de herramientas poco comunes, referencias e instrucciones para el proceso, plataformas de consultas, etc.). Puede ocurrir que el gestor no tenga tiempo y se limite a copiar y pegar las instrucciones al traductor. Evita esto siempre que sea posible ya que como jefe de proyectos debemos conocer lo que se requiere del trabajo, con el fin de controlar que el producto final cumpla los requisitos impuestos por el cliente. Recuerda que somos el responsable final de ese trabajo.

– Establecer fechas de entrega ajustadas incluso cuando hay margen: Si hay algo que cuesta entender son aquellos gestores que piden un trabajo de “hoy para ayer”. En ocasiones es el cliente el que impone las fechas de entrega porque desconoce los volúmenes de palabras con los que suele trabajar un traductor a diario, pero para ello está el PM, para educar al cliente. Puede ocurrir también que recibamos los trabajos con margen de tiempo, pero que queramos recibirlo traducido pronto o que, por diversos motivos, no podamos organizarlo y llegue la fecha de entrega. En estos casos, lo único que podemos hacer es tener en cuenta siempre el tiempo real necesario para realizar la traducción.

– Pedir descuentos constantemente: Volvemos al tema de las tarifas. Cuando un traductor pasa a formar parte del equipo de autónomos de una empresa, se suelen acordar unas tarifas inicialmente. Estas pueden variar en función del tipo de trabajo que se realice, siempre que las dos partes estén de acuerdo. Por eso, evita pedir descuentos constantemente por distintas tareas. ¿Qué crees que pensaría el panadero si le dices “hoy no te pago esta baguette, pero te garantizo que vengo todos los días a comprarte el pan”?

Todo esto son solo algunos ejemplos que nos hemos podido encontrar en nuestro trabajo diario como traductores y gestores. Hay algo indiscutible: con una dosis de inteligencia emocional donde prime la colaboración y la empatía todo llega a buen puerto. Una buena relación entre el equipo de gestión y el de traducción es esencial para que un proyecto salga adelante y para que nuestro trabajo se valore como es debido.

¿Qué otras cosas creéis que debemos mejorar traductores y PM?