5 claves para que el servicio de interpretación de tu evento sea un éxito

Si eres un profesional o una empresa, pública o privada, y tienes que encargarte de la organización de un evento en el que participan ponentes, o al que asisten invitados, que hablan diversas lenguas y pertenecen a diferentes culturas, seguramente te veas en la encrucijada de resolver el problema lingüístico de la mejor manera posible con la ayuda de un servicio de interpretación profesional prestado por intérpretes profesionales o una agencia de traducción especializada.

Desde nuestra empresa de traducción e interpretación asesoramos en nuestro día a día a un número nada desdeñable de entidades públicas, profesionales autónomos o empresas privadas que se ven en la tesitura de resolver la comunicación en dos o más lenguas entre los ponentes y los asistentes al evento que están organizando. Muchas de estas empresas son agencias de comunicación o marketing, o incluso empresas especializadas en la organización de eventos.

Cuando recibimos la llamada o el mensaje en el que nos explican sus inquietudes, lo que tratamos de hacer, por lo general, es intentar sentarnos con ellos para hablar de los posibles escollos o dudas a los que se están enfrentando, para poder comprenderlos a la perfección y darles la mejor solución. Esto es debido a que en la mayoría de los casos existe un cierto, o en ocasiones gran, desconocimiento de los servicios de interpretación profesionales.

Vamos a ver a continuación, de forma resumida, las 5 claves que hay que tener en cuenta a la hora de organizar un evento multilingüe mediante un servicio de intérpretes profesionales y hacer que sea todo un éxito:

1 – Identifica bien tu necesidad y el tipo de servicio

Con esto queremos decir que es esencial saber a qué nos enfrentamos. Muchos clientes nos llaman directamente para decirnos que necesitan «un traductor que sepa inglés (o la lengua que sea)» para su evento. Ya en este punto nos vemos obligados a comenzar a desenredar la madeja. En el mundo de las empresas de traducción e interpretación, los profesionales que se encargan de transmitir la información de una lengua a otra de forma oral reciben el nombre de intérpretes. Estos profesionales dominan dos o más lenguas y trabajan con ellas en diferentes modalidades de interpretación que, de forma resumida podríamos enumerar como:

Interpretación consecutiva: es una modalidad de interpretación de conferencias en la que el intérprete traduce el mensaje original una vez que el orador ha acabado de pronunciarlo, sin que medie para ello ningún equipo técnico, aparte de los posibles micrófonos y altavoces de la sala en cuestión. En esta noticia de nuestra web, es posible hacerse una idea del funcionamiento de la interpretación consecutiva en un servicio prestado recientemente en un evento sobre innovación social auspiciado por la Diputación de Málaga y Obra Social La Caixa.

Interpretación simultánea: es una modalidad de interpretación de conferencias en la que el intérprete traduce el discurso original en tiempo real. Es el tipo de interpretación más dinámico, fluido y técnicamente más complejo. Se trabaja en una cabina insonorizada. A través de un equipo técnico se recibe la información en la lengua de origen y esta se traduce a la lengua de destino de forma simultánea. Son muchos los servicios de interpretación simultánea que hemos prestado a lo largo de estos años, pero un ejemplo reciente y a su vez reconfortante podría ser el servicio prestado para Ayuda en Acción en su evento dedicado a la víctimas de la trata, que resultó un gran éxito en todos los sentidos.

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Intérpretes en cabina

Interpretación bilateral o de enlace: el intérprete hace de intermediario/a entre dos (o a veces más) personas que hablan dos lenguas distintas. Este tipo de interpretación se emplea típicamente en situaciones como: reuniones de negocios, ruedas de prensa, entrevistas, visitas comerciales, ferias, etc. Como puede leerse en una de nuestras noticias, recientemente prestamos el servicio de interpretación de enlace entre las delegaciones de España y Estados Unidos de nuestro cliente Ceregumil, una empresa para la que prestamos diferentes servicios multilingües.

Interpretación susurrada (chuchotage): el intérprete se sienta junto a una o dos personas y les va susurrando al oído la interpretación.

Cabría mencionar otras modalidades, como la interpretación telefónica, pero en cuanto a la organización de eventos y de forma básica, estas serían las modalidades fundamentales.

2 – Piensa bien en la especialización y en las lenguas de trabajo que necesitas

Es esencial evaluar si entre nuestros ponentes y nuestro público hay personas que hablan más de dos lenguas, en cuyo caso es posible que necesitemos contar con más de un intérprete. De ser así, esto podría incidir directamente en la organización de la sala y los equipos técnicos, que podría duplicarse, triplicarse, etc. Además, en el caso de la interpretación de conferencias de modalidad simultánea, cada cabina es para un idioma y siempre que la intervención del intérprete dure más de una hora y media, será necesario contar con dos intérpretes para una misma lengua.

Además, a la hora de elegir a nuestro intérprete profesional, hay que asegurarse de que no solamente conoce el idioma y la cultura en cuestión (eso no es para nada suficiente) es necesario que el intérprete domine bien la lengua dentro del campo especializado que nos interesa (que puede ser tan complejo como campos de especialidad hay en el universo del conocimiento, desde matemáticas a física, pasando por medicina o automoción y muchísimas especialidades más), así como que tenga experiencia en el trabajo en cabina, hablando en público, a la hora de improvisar y otros aspectos que son fundamentales. Si no, nos arriesgamos a que nuestro evento sea un completo desastre.

Como agencia de traducción e interpretación especializada en la organización de eventos multilingües, tenemos que hacer un gran esfuerzo de concienciación con nuestros clientes para que comprendan la importancia y necesidad de tener en cuenta todos estos aspectos a la hora de elegir el intérprete adecuado. Al final, cuando todo sale bien y la satisfacción es completa, la sonrisa no se borra y el cliente se engancha…para el siguiente evento quiere más y exige más. Y eso es bueno, porque significa que su evento ha sido un éxito, que ha recibido felicitaciones de clientes, empleados o usuarios…incluso que el resultado del evento se ha traducido en un aumento de las ventas o en una mejor percepción de su reputación empresarial o digital.

Como anécdota, algunos clientes nos vuelven a llamar y nos piden intérpretes profesionales a ser posible con voz masculina o femenina, con un acento u otro…que tengan un determinado aspecto en caso de que se trate de una negociación en particular, etc. Pueden parecer peticiones algo particulares, pero el mundo de los negocios es así. Cuando uno conoce y sabe lo que necesita, lo pide. Es como debe ser y nosotros estamos para ofrecer soluciones.

3 – Busca las instalaciones adecuadas para la celebración de tu evento

Este aspecto es primordial para lograr el éxito. Necesitamos trabajar en unas instalaciones adecuadas, no hay más vueltas que darle. Esto redundará en el éxito del evento, tanto desde el punto de vista organizativo como desde cualquier otra perspectiva, y la interpretación no se queda atrás. Si tenemos una o varias salas con una buena iluminación, visibilidad, sonorización, tenemos ya mayores probabilidades de triunfar.

En lo que a la interpretación en sí se refiere, los equipos de sonido, desde micrófonos a altavoces, pasando por las cabinas de interpretación simultánea, los auriculares y los sistemas de gestión del sonido (analógico/digital), constituyen un elemento fundamental en la organización del evento. No merece la pena escatimar recursos a la hora de buscar y elegir, nosotros trabajamos con diversas empresas especializadas en prestar servicios en eventos con intérpretes y sabemos perfectamente lo que tu evento necesita. Ponte en manos de profesionales.

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Auriculares y receptores

4 – Organiza al personal y facilita material de referencia

Pudiera parecer obvio, pero hay ocasiones en las que un evento precisa de varios intérpretes profesionales y diversas salas de trabajo de manera simultánea. Pongamos por caso la celebración de una conferencia a escala europea. En un evento así, hay que contar con personal para atender a diferentes salas de trabajo con varios intérpretes en cada una. Necesitamos entonces un coordinador de intérpretes, una labor que hacemos habitualmente desde Nóvalo como agencia de traducción e interpretación. Un ejemplo que podemos ofreceros es la organización de la European eCommerce Conference, cuyo servicio de intérpretes hemos organizado y coordinado en varias ocasiones. Trabajar en varias salas a la vez, con ponencias en varias direcciones (esto significa que se puede interpretar de español a inglés en una ponencia y de inglés a español en la siguiente, por ejemplo), exige un trabajo de coordinación sin fisuras, una comunicación constante con el organizador y organizadores del evento y grandes dosis de improvisación. Es como ser malabarista, pero con idiomas.

No debemos olvidar llegados a este punto que el personal que organiza el evento debe implicarse en la medida de lo posible para ayudar a los intérpretes. Es decir, si tenemos información sobre el evento, contenido web, ponencias de los oradores, etc. Toda esta información es muy valiosa para que el intérprete pueda preparar previamente sus intervenciones adecuadamente. Cualquier pequeño detalle es importante, no lo olvidemos.

5 – Cuenta con verdaderos profesionales de la interpretación

Aunque pueda parece evidente, y a pesar de las explicaciones anteriores, no es algo fácil de transmitir. Conocer una lengua no nos hace intérpretes. No en vano, muchos profesionales con titulación universitaria en traducción e interpretación, con una gran preparación a sus espaldas sienten un cierto respeto, o incluso miedo a la hora de interpretar; de ello hablaba una compañera en esta entrada de nuestro blog hace algún tiempo. Para interpretar correctamente y expresarse con soltura y conocimientos en otra lengua con la máxima calidad es fundamental contar con un equipo de intérpretes profesionales que conozcan en profundidad la cultura, al cliente y las técnicas y modalidades de interpretación. Tanto es así, que desde nuestra empresa de traducción e interpretación en Madrid, Málaga o Sevilla será un placer ayudarte en la organización de tu evento para lograr que sea un éxito.

Podemos asesorarte durante todo el proceso. Para ello, primero trataremos de entender tus objetivos para acompañarte a lo largo del camino y lograrlos. Seleccionaremos al intérprete profesional o a los intérpretes profesionales perfectos para tu evento, te ayudaremos a decidir la modalidad de interpretación, elegiremos al mejor proveedor de equipos técnicos y te acompañaremos como coordinadores el día del evento. Si vas de nuestra mano, todo tiene que salir bien. Solo tienes que llamarnos y contarnos tus necesidades concretas: estamos seguros de que, con tu ayuda y nuestra experiencia, podremos ofrecerte la orientación que necesitas. Desde nuestra agencia de traducción Nóvalo podemos convertir cualquier evento clave para ti en el éxito que necesita tu negocio, allá donde lo necesites.